Hem constituït una associació: quan podem començar a operar?

Constituir una associació és sovint el primer pas per donar forma jurídica a un projecte col·lectiu. Però una de les qüestions que genera més dubtes entre les persones promotores és què passa just després de signar l’acta fundacional i els estatuts: l’associació ja existeix, però pot començar a operar amb normalitat?

Des de la nostra experiència al Grup d’Economia Social del Col·lectiu Ronda, ens trobem sovint amb entitats que, durant les primeres setmanes o mesos de vida, entren en una fase que genera força incertesa. Han formalitzat la constitució, han iniciat la inscripció al registre corresponent i disposen —o estan tramitant— el NIF, però el projecte ja necessita començar a funcionar.

I aquí és on els temps del projecte i els temps administratius deixen de coincidir.

Constituir una associació: personalitat jurídica i operativitat real no són el mateix

El primer que convé diferenciar és la constitució jurídica de l’associació de la seva plena operativitat pràctica.

Amb caràcter general, la personalitat jurídica de les associacions no neix amb la resolució del Registre. En el règim de la Llei orgànica 1/2002, l’associació adquireix personalitat jurídica i plena capacitat d’obrar amb l’atorgament de l’acta fundacional, i la inscripció registral té efectes de publicitat. En l’àmbit català, el Codi civil de Catalunya parteix igualment de l’acte de constitució i estableix la inscripció de les associacions a efectes de publicitat.

Ara bé, que l’associació ja existeixi jurídicament no significa que pugui desenvolupar immediatament tota la seva activitat amb normalitat.

La inscripció continua sent un element fonamental per acreditar davant de tercers la realitat de l’entitat, els seus estatuts o les persones que la representen. A partir d’aquí, a més, cal completar altres tràmits fiscals i bancaris.

Aquesta diferència entre existència jurídica i operativitat efectiva és essencial per entendre bona part dels problemes que apareixen durant l’arrencada.

Primeres despeses i cobraments: el projecte comença abans que acabin els tràmits

Una associació no es constitueix per quedar-se esperant una resolució administrativa. Normalment hi ha un projecte al darrere que ja té necessitats concretes.

Cal pagar l’assessorament de constitució, contractar un domini o una pàgina web, subscriure una assegurança, comprar material, reservar o llogar un espai, contractar serveis professionals o assumir altres despeses necessàries per començar l’activitat.

I també pot passar el contrari: que l’associació necessiti començar a cobrar quotes, aportacions o altres ingressos.

És aleshores quan apareixen preguntes molt habituals: qui paga aquestes primeres despeses? Pot avançar-les una de les persones fundadores? Com s’han de documentar? A nom de qui han d’anar les factures? Com recupera posteriorment aquests diners? Podem començar a cobrar quotes? Què fem si encara no tenim un compte bancari operatiu?

Són qüestions que convé haver previst abans de començar a moure diners. Una operació aparentment senzilla durant aquesta fase pot tenir conseqüències comptables, fiscals o jurídiques que després caldrà poder acreditar correctament.

Contractes abans de la inscripció: qui assumeix la responsabilitat?

La mateixa qüestió es planteja quan el projecte necessita assumir compromisos davant de tercers.

Un contracte de lloguer, un servei professional, una assegurança o qualsevol altre acord genera drets i obligacions des del moment en què es formalitza.

Per això, durant el període previ a la inscripció és especialment important determinar qui està actuant, en nom de qui ho fa i quina responsabilitat està assumint.

En el règim general estatal, la normativa preveu responsabilitat personal i solidària dels promotors d’associacions no inscrites respecte de les obligacions contretes amb tercers, sens perjudici de la responsabilitat de la mateixa associació.

No es tracta, per tant, només de preguntar-nos si “podem signar” un contracte, sinó de valorar com s’ha de formalitzar, qui l’ha de signar i quines conseqüències pot tenir fer-ho en aquell moment concret del procés.

Inscripció al registre, Hisenda i banc: tres actors i tres lògiques diferents

Una altra font habitual de confusió és pensar que la constitució d’una associació és un únic procediment administratiu.

En realitat, durant la posada en marxa intervenen diferents actors que no funcionen com una única finestreta.

En primer lloc, cal tramitar la inscripció davant del registre competent. Depenent de l’àmbit i les característiques de l’associació, pot tractar-se del registre autonòmic corresponent o del Registro Nacional de Asociaciones.

En segon lloc, l’entitat s’ha de relacionar amb l’Agència Tributària, inicialment, si escau, mitjançant l’obtenció d’un NIF provisional i posteriorment completant els tràmits necessaris per disposar del NIF definitiu.

I, finalment, hi intervé l’entitat financera, que aplica els seus propis procediments d’identificació de l’entitat, acreditació de representants, titularitat real i prevenció del blanqueig.

Això explica situacions que, per a les persones fundadores, poden resultar difícils d’entendre: «Si l’associació ja està constituïda i tenim NIF, per què el banc no ens obre el compte?»

NIF provisional d’una associació: què permet fer?

El NIF provisional permet identificar fiscalment l’entitat mentre encara no s’ha completat tota la documentació necessària. És, precisament, una eina pensada per a aquesta fase transitòria.

Però disposar d’un NIF provisional no equival a haver completat el procés de constitució i posada en funcionament. Una vegada finalitzats els tràmits registrals corresponents, cal revisar la situació censal de l’entitat i completar davant de l’Agència Tributària els tràmits necessaris per obtenir el NIF definitiu.

Aquesta és una de les qüestions que convé controlar activament: no donar per finalitzat el circuit pel simple fet de disposar ja d’un número d’identificació fiscal.

Podem obrir un compte bancari amb el NIF provisional?

L’obertura del compte bancari és un dels punts que més dificultats pràctiques genera en aquesta fase.

Algunes entitats financeres poden exigir disposar de determinada documentació registral o del NIF definitiu abans de completar l’obertura o permetre la plena operativa del compte.

Cal diferenciar, en aquest punt, què deriva de la normativa i què respon als procediments interns de compliance de cada entitat financera.

Els bancs tenen obligacions d’identificació de la persona jurídica, dels seus representants i de la titularitat real. Però els procediments concrets i la documentació que exigeixen poden variar.

Per això no sempre és correcte afirmar simplement que «amb un NIF provisional no es pot obrir un compte». El que sí que constatem en la pràctica és que aquesta situació pot generar bloquejos importants per a una associació que ja necessita cobrar i pagar.

Notificacions electròniques: no n’hi ha prou amb rebre l’avís

Durant aquest procés també cal prestar especial atenció a les notificacions administratives.

En funció de l’entitat i del registre competent, poden procedir dels registres autonòmics, del Registro Nacional de Asociaciones o d’altres administracions.

És important distingir entre l’avís d’una notificació, el justificant d’accés o compareixença i el document administratiu que conté efectivament el requeriment o la resolució.

Rebre un certificat que acredita que s’ha accedit a una notificació no significa necessàriament disposar de la resolució registral.

I aquesta diferència és important perquè una notificació pot obrir terminis per aportar documentació, esmenar defectes o efectuar altres actuacions.

Posar en marxa una associació: dos calendaris que no sempre coincideixen

En definitiva, quan posem en marxa una associació conviuen dos calendaris.

D’una banda, tenim el calendari administratiu: constitució, presentació al registre, possibles requeriments, resolució i inscripció, situació fiscal davant d’Hisenda i verificacions de l’entitat financera.

De l’altra, hi ha el calendari real del projecte: les primeres despeses, els contractes, els cobraments, els pagaments, les possibles subvencions, la contractació de personal o l’inici de l’activitat.

I aquests dos calendaris rarament avancen exactament al mateix ritme.

El problema, per tant, no és només quant pot trigar una administració a resoldre. La qüestió és com gestionem jurídicament i econòmicament el projecte mentre esperem.

Planificar la constitució és també planificar l’arrencada

Després d’anys acompanyant projectes d’economia social, una de les qüestions que considerem més importants és precisament aquesta: la constitució d’una entitat no s’hauria de plantejar com una successió de formularis i tràmits independents.

Abans de començar és útil preguntar-se quan haurà d’iniciar l’activitat el projecte, quines despeses tindrà durant els primers mesos, qui les podrà avançar, quan necessitarà començar a cobrar, quins contractes haurà de signar, si contractarà persones treballadores, si necessitarà un local, si optarà a subvencions i quines operacions dependran de disposar d’un compte bancari.

Aquestes preguntes permeten anticipar riscos i organitzar la fase transitòria, en lloc d’intentar solucionar cada problema quan ja s’ha produït.

L’acompanyament del Grup d’Economia Social del Col·lectiu Ronda

Al Grup d’Economia Social del Col·lectiu Ronda comptem amb una llarga trajectòria d’assessorament i acompanyament a associacions i altres entitats de l’economia social, tant en el moment de la seva creació com durant les diferents etapes de desenvolupament i creixement.

La nostra intervenció no es limita a preparar uns estatuts o tramitar una inscripció. L’experiència ens ha ensenyat que les necessitats de les entitats són transversals i que les decisions jurídiques inicials tenen sovint conseqüències fiscals, comptables, laborals, econòmiques i organitzatives.

Per això oferim un acompanyament integral, que permet abordar de manera coordinada la constitució i inscripció de l’entitat, la seva situació fiscal, les primeres operacions econòmiques, les necessitats de contractació i les diferents qüestions jurídiques i de gestió que apareixen quan el projecte comença a caminar.

Si esteu constituint una associació i us trobeu amb dificultats per completar la inscripció, obtenir el NIF definitiu, obrir el compte bancari, gestionar les primeres despeses o cobraments o formalitzar els primers contractes, planificar aquesta fase amb assessorament especialitzat pot evitar bloquejos i riscos innecessaris i permetre que l’esforç de les persones promotores se centri en allò essencial: desenvolupar el projecte.